簿記書類収納方法の工夫

こんにちは 管理人のウサギです

 

大福(長男3歳)のインフルエンザ登園禁止期間も終了し、今日から元気に保育園へ行っております。私は、子どもたちが保育園お休みの日は、牛舎へ行かず家にいるため、今朝は久しぶりの牛舎仕事。そう、今年 初牛舎仕事ですよ!

 

(元気すぎる)ケリーちゃん、今年も元気かな?・・会えるのを楽しみにしていたら、いつもの場所にいませんでした。どうやら、乾乳牛(出産数ヶ月前になると搾乳を止め、出産準備のために休ませている牛)エリアに移ったようです。実はケリーを超えるジタバタ牛・・「スモモ」という名前の牛がいるのですが、この子も出産を間近に控えて分娩房でスタンバイ中。『2大ジタバタちゃん』がいない搾乳作業、穏やかにすすみます。元気な子牛を産んで、元気に戻ってきてね。

 

さて、個人事業主の方だと、会計期間が 1/1〜12/31 なので、これから確定申告へ向けて忙しい時期に入りますね。いよいよ決算準備 進めなくちゃな!

 

といっても・・うちの場合、毎年 確定申告手続きや消費税の計算などは、会計事務所の方がやってくださるので、私がやることは、日々の簿記の入力と必要な書類を揃えておくだけです(お義父さんたちの確定申告だけ私が担当)。いつかは自立して経理全部を・・な〜んて 考えてたこともありましたが、税制度ってちょくちょく改正があるでしょ、素人には分かりにくいものもあるので、プロの方にお任せした方が安心で確実だ!今はそう思っています。

 

2017年分の簿記の入力は、ほぼ 終了!

・・だけど、残されている(後回しにした)伝票こそが大変なんですよ〜。ここから先は、気合いが必要です!例えば、軽トラ購入とか・・ややこしい仕訳がいっぱい出てくるんだもん・・。あとひと頑張りです。

 

簿記の入力が済むと、伝票を種類別に綴じていくわけですが・・私は、簿記に必要なもの ほとんどを『縦置き』にしています。なぜかというと省スペースで済んで サッと取り出すことができるから。

 

我が家の簿記書類スペースです。(↓)

 

 

ものを『横置き』にすると書類の大きさ分の面積が必要(欲張って積み上げると崩れるので、1箇所じゃ済まなさそう)だし、上へ上へ積み重ねていくと、取りたいものが下にある時 両手で探して取ることになりますよね。

 

『縦置き』収納だと、ギリギリ片手でいけます!・・でも1年分の伝票を綴ったファイルは なかなかの重さになるので(腕のいい筋トレになるけど)両手の方が安全です(笑)

 

A「記帳済み 伝票類」

一番よく使うファイルです。

日々の簿記入力したもの・・乳代精算書や領収証などの伝票類全てです。前年まで「売上」と「経費」とに分けた ふたつのファイルで管理していましたが、それぞれを取るのさえも面倒になってきて(ズボラ!)試しに 今年度はひとつのファイルにしてみました。1年分(12月分の伝票がまだ加わる予定)でパンパンですが、ギリギリ入る・・かな(汗)

 

 

「乳代精算書」「牛販売明細書」

「その他収入(助成金など)」

「診療衛生費・農薬費」

「飼料費・肥料費」などなど・・

 

10枚のインデックスシートを挟んで 探しやすくしています。(それぞれの項目内でも、取引先別に分けてあります)

 

伝票は、小さなレシートからA4サイズのものまで、大小さまざまな大きさがありますね。小さい伝票は、A4のコピー用紙にテープで貼り付けてから綴っています。ただファイルの収納枚数には限りがある・・ページ数が少なければ少ないほど ファイルの扱いがラクなので、A4サイズ(&裏が白紙)の伝票があれば、裏側にも 他の領収証を貼るなどして なるべく両面有効活用しています。

 

B「伝票以外のもの」

Aのファイルに綴じない、その他の書類です。

その年限りの契約書(共済や配合飼料など)、子牛市場で発行される取引票、残しておいたほうがいいかな、と思う明細書などです。Aのファイルがパンパンなのに対して、このファイルはスカスカ余裕があるので、2018年度からは、税務関係書類(源泉徴収票や償却資産課税台帳など)も綴じていくつもりです。

 

D「前年度の書類」

 

 

犬の絵がついた青い箱には、前年度1年分の書類全てが入っています。

毎年、確定申告が済むと、AとBのファイルから伝票を外し、ダブルクリップで適当にまとめてこの箱へ移動させます。会計事務所から発行される「元帳」が一番分厚くて、ファイルの中身だけなら意外に場所をとらないものですね。前年度分だけ手元に置いて、それ以前過去6年分の書類(7年間の保存義務があるため)は、物置で保管。この大きさの箱が6つ並べてあります。

 

E「記帳する前の とりあえずファイル」

 

簿記入力する前の伝票は、立てたクリアファイルにとりあえず入れておきます。

他にも、病院や薬局の領収証だけを入れる「医療費控除用」、支払証明証などを入れる「確定申告用」、またA&Bファイルが空くまでの臨時スペース「次年度の伝票用」のクリアファイルなど、その都度必要なファイルを作っては 分別して入れています。

 

以上・・ウサギが まだまだ 試行錯誤中の簿記書類収納方法でした。

伝票の量は牧場ごとに違うので、ファイルの数こそ違ってくるでしょうが、とりあえず『縦置き』収納にしてみると、スペースがスッキリして作業も楽になるかもしれませんよ〜

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